差旅费报销单属于什么凭证

差旅费报销单属于自制原始凭证，不是外来原始凭证。它由本单位在报销环节自行填制，用来汇总一次出差的车票、住宿发票、伙食补助等多项支出。火车票、机票行程单、住宿发票才是外来原始凭证，作为附件粘在报销单后面。

它同时还是汇总凭证。这两个身份不冲突，因为「自制或外来」按来源分，「一次、累计、汇总」按填制手续分，是两套分类标准。

结论：它是自制原始凭证

判断依据只有一条：这张单据是谁填的。发票由销售方开具，火车票由铁路部门出具，都是外部单位给的，属于外来原始凭证；报销单由本单位员工填写、本部门负责人签字、财务审核，全程在本单位内部完成，属于自制原始凭证。

同一批单据里，两种凭证的角色不同。发票证明「这笔钱确实花出去了」，报销单证明「这笔支出经过审批、准予报销」。前者是证据，后者是内部授权，缺一不可。

常见的自制原始凭证还有收料单、领料单、产品入库单、工资结算表、固定资产折旧计算表、制造费用分配表。它们的共同点是不与外部单位直接发生票据往来，只在内部流转。

自制和外来的分界线在哪？

分界线是填制主体，不是纸张来源。有些单位从文具店买印好的报销单，纸张是外购的，但填制主体仍是本单位，所以还是自制凭证。反过来，银行回单是打印的，填制主体是银行，属于外来凭证。

表格最后一行要特别注意。报销单再完整，也不是记账凭证。记账凭证上必须写清借贷科目和金额，由会计根据报销单另行编制，两者不能互相替代。

报销单是一叠票的封面

一次出差可能产生十几张票据：高铁票、机场大巴票、住宿发票、市内打车票。逐张贴进记账凭证既不现实，也无法体现这次出差的总体花费。报销单的作用就是把这些票据归集到一张表上，用一个合计数入账。

所以它具备汇总凭证的性质：把同类经济业务合并，按汇总金额登记。附件仍然是那些原始票据，报销单只是封面和汇总页。查账时先看报销单的合计数，再逐张核对附件，这是标准流程。

这也解释了为什么报销单必须填「附件张数」。附件张数是报销单与所附票据之间的勾稽关系，填 8 张实际只有 6 张，要么是丢了票，要么是重复报销，审计一翻就能发现。

一张能过审计的报销单要具备什么

要素要齐：报销部门、出差人姓名、出差事由、起止日期、起止地点、交通费、住宿费、伙食补助、市内交通费、合计金额的大小写、附件张数、部门负责人签字、财务审核签字、领款人签字。

金额要能追溯。住宿费按天数和标准填，伙食补助按天数和标准填，不能只写一个总数。有补助标准的单位，要把标准印在单据背面或另附说明，否则审计时无法判断是否超标。

审批链要完整。部门负责人证明业务真实，财务审核证明票据合规、标准执行正确，分管领导签字证明预算内授权。三个环节缺一个，都可能被认定为内部控制失效。金额较大的，还要附出差审批单，证明出差本身经过事前批准。

只贴报销单、不附发票，行不行？

不行。企业所得税税前扣除要求取得合规凭证，发票是最基本的一类。报销单是内部自制凭证，只能证明审批流程，不能证明支出真实发生，单独用它入账，汇算清缴时要做纳税调增。

例外只有几种：境外差旅的境外票据、行政事业单位的财政票据、单次 500 元以下的小额零星支出（凭收款凭证及内部凭证）、以及按规定可以用其他凭证替代的情形。国内住宿、机票、高铁票，都必须有对应票据。

账务处理上，预借和报销是两笔。出差前预借 5000 元：

借：其他应收款—某某　5000

贷：库存现金　5000

出差回来报销 4600 元，退回 400 元：

借：管理费用—差旅费　4600

借：库存现金　400

贷：其他应收款—某某　5000

如果实际花了 5300 元，差额 300 元补付，借方仍是管理费用 5300 元，贷方其他应收款 5000 元、库存现金 300 元。方向不能反，反了就成了向员工借款。

常见问题

差旅费报销单需要附在记账凭证后面吗？

需要。报销单和它所附的原始票据一起，作为记账凭证的附件。装订顺序是记账凭证在前，报销单居中，原始票据在后。附件张数按原始票据的实际张数填写，报销单本身不计入张数。

电子发票怎么附？

打印一份纸质件附在报销单后，同时保存原始电子文件。按会计档案管理规定，电子会计凭证可以只以电子形式归档，但要保证可读、可查、可追溯，并建立与纸质件一致的索引。重复打印同一张电子发票报销，是常见舞弊手法，查重环节要卡住。

跨年的差旅费能报销吗？

会计上按权责发生制，属于上年度的费用应在上年确认，通过「以前年度损益调整」或直接计入上年费用；税务上，汇算清缴结束前实际发生的支出可以扣除。实务中多数企业要求当年票据当年报，跨年报销要单独审批，避免年度费用失真。